O recurso a formulários eletrónicos em páginas Web oferece um conjunto de benefícios para as organizações, quando comparado com os seus homólogos em papel. Utilizados para recolha de dados online, os formulários oferecem rapidez e comodidade, quer para a entidade proprietária, quer para os utilizadores que os preenchem.

Rapidez/Velocidade

Os formulários eletrónicos são de rápida distribuição, bastando o envio de um email com o endereço do formulário, a publicação de um artigo anunciando a sua criação ou o envio de uma newsletter para uma lista de endereços previamente compilados.

Para os utilizadores deixa de ser necessário deslocarem-se à instituição para fazer o preenchimento da ficha em papel ou fazerem a descarga de um pdf para imprimir e preencher localmente no local de entrega.

Os campos do formulário são diretamente incorporados na página Web e ficam disponíveis para preenchimento.

Separação e classificação de dados

O recurso a formulários online permite uma fácil classificação em função dos campos considerados relevantes para a execução dessa separação.

A informação submetida digitalmente pode ficar compilada numa base de dados, que posteriormente poderá ser acedida e filtrar em função das necessidades informativas identificadas pela organização.

Simplificação de processos e redução de custos

Os formulários online permitem um encaminhamento rápido dos dados submetidos para o setor/serviço/funcionário responsável pelo tema/assunto submetido ou em função de outra informação preenchida. Uma forma célere para encaminhar o assunto, com evidentes simplificações nos processos administrativos internos.

Por ouro lado, há uma poupança financeira ao nível da impressão, quando comparado com os formulários em papel.

Casos concretos já desenvolvidos

A Albatroz Digital desenvolve formulários à medida das necessidades e requisitos definidos pelos seus clientes.

No início de 2015, no contexto das Festas de Corroios, foi criada uma ficha para a pré-inscrição para feirantes, comerciantes e empresários no portal da Junta - www.jf-corroios.pt/festas.



Mais recentemente foi a JF Charneca de Caparica e Sobreda que solicitou um formulário para a inscrição de interessados no programa de Ocupação de Tempos Livres promovido todos os anos por esta entidade - www.jf-charnecacaparica-sobreda.pt/inscricaootl.



Os casos em concreto têm permitido um contacto facilitado com os interessados, numa conjugação perfeita entre as rápidas autoestradas da Internet e a recolha estruturada de dados.